+7 343 290-26-04   ⋅   Екатеринбург

Как сохранить доступ к отчетам, подписанным сертификатом физлица

11 октября 2023

При увольнении сотрудника, который подписывал отчетность сертификатом физлица, компания может потерять доступ к своим данным в Экстерне. Рассказываем, что нужно сделать, чтобы избежать такой ситуации.

C 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры больше не выдают сотрудникам сертификаты с реквизитами юрлица. Теперь сотрудники могут выпустить один сертификат на физическое лицо и использовать его для работы сразу с несколькими филиалами и компаниями.

Это значит, что если такой сотрудник уволится, то заберет заберет с собой сертификат, который компания не сможет отозвать, как это было раньше с сертификатами сотрудников. То есть юрлицо потеряет доступ к данным в Экстерне, которые были зашифрованы на сертификат уволившегося человека.

Поэтому важно уже сегодня позаботиться о том, чтобы сохранить доступ ко всем отправленным отчетам. Рекомендуем выбрать один из предложенных вариантов. 

Вариант 1. Включить хранение ДО в расшифрованном виде

Включите эту настройку, и новые документообороты (ДО) в Экстерне будут сохраняться в расшифрованном виде. Для пользователей, подключивших Экстерн с 2020 года, настройка активируется автоматически.

Чтобы расшифровать старые ДО, необходимо открыть их с сертификатом, на которые они были зашифрованы ранее, или установить Контур.Архив для массовой расшифровки документооборотов. 

Если выключить настройку, ранее расшифрованные копии будут недоступны. Если включить ее обратно — станут доступны вновь.

Чтобы включить или выключить хранение документов в расшифрованном виде:

  1. Перейдите в «Реквизиты и настройки» → «Дополнительные настройки».
  2. Включите или отключите настройку в блоке «Расшифрованные документы», поставив или убрав галочку в пункте «Хранить все расшифрованные документы».

Вариант 2. Хранить документы в Контур.Архиве

Контур.Архив — бесплатная программа для абонентов Экстерна для хранения копий документов на компьютере. Когда Контур.Архив расшифрует документы и сохранит их, то в дальнейшем, даже если сотрудник заберет свой сертификат, документы останутся навсегда расшифрованными на компьютере организации. 

Эта программа позволяет:

  • Хранить документы локально на компьютере за все организации в одном месте.
  • Автоматически расшифровывать документы при наличии сертификатов.
  • Иметь доступ к документам без интернета.
  • Работать не только с оригиналами, но и с печатными формами документов.
  • Выполнять с документами различные действия: скопировать в папку, отправить на электронную почту или для печати на принтере.

Чтобы создать архив отчетности у себя на компьютере:

  1. Установите программу Контур.Архив.
  2. Выберите сертификат для входа или введите логин-пароль.
  3. Выберите период, за который необходимо скачать документы.

Программа начнет загрузку документов за выбранный период. Все новые отправленные документы также скачаются.

Подробнее о возможностях Контур.Архива

Источник: https://www.kontur-extern.ru/info/46214-dostup_k_otchetam_podpisannym_sertifikatom_fl


Другие новости

21 февраля

Через Модуль 1С теперь можно отправлять больше документов по проактивным выплатам и подтверждение вида деятельности в СФР. Для 1С: Документооборот появилась возможность распечатать все документы по отправленному отчету.

15 февраля

Чтобы выпустить МЧД на работника, надо передать её на подпись руководителю организации или представителю, которому руководитель передоверил свои полномочия. Оформить МЧД СФР с передоверием теперь можно через Экстерн — как заполнить доверенность в этом случае, рассказываем в новости.

8 февраля

С 2024 года декларацию по налогу на имущество за год нужно будет сдавать не позднее 26 февраля, а не 25 марта, как было раньше. Отсюда следует еще одно изменение: не придется подавать уведомления по налогу на имущество за недвижимость, облагаемую по среднегодовой стоимости.

4 февраля

Мы подготовили бесплатные обои с основными датами отчетности и платежей на февраль 2024 года. Проверьте себя, чтобы ничего не забыть. Будьте внимательны, указаны крайние сроки.